Office Manager (вакансія неактивна)

У Welltech ми робимо мобільні додатки в категорії Health & Fitness, які входять у світовий TOP3 за доходами від продажів.

Зростай разом з нами:
• 5+ років на світовому ринку
• 500+ спеціалістів (за минулий рік ми виросли в х2 рази)
• 5+ додатків
• 200М завантажень
• Наші додатки продаються по всьому світу з фокусом на США, Латинську Америку, Європу, активно виходимо на Азійські ринки

Ми продовжуємо розширюватися і шукаємо ініціативного та орієнтованого на обслуговування Office Manager-а, який зможе ефективно управляти ресурсами офісу та задовольняти потреби нашої київської команди.

Офіс-менеджер відіграє ключову роль у забезпеченні ефективної та неперервної роботи наших офісних просторів. Ця посада відповідає за підтримку команди, управління ресурсами офісу, координацію заходів та створення позитивного робочого досвіду. Офіс-менеджер є центральною точкою зв’язку для різноманітних адміністративних потреб і сприяє створенню продуктивного та приємного робочого середовища.

Ключові завдання:
• Офісна діяльність: Керування повсякденною діяльністю офісу для забезпечення чистого та організованого робочого простору. Співпраця з командою забезпечення для закупівлі матеріалів, меблів та обладнання, а також координація обслуговування, ремонтів та послуг кур’єрської доставки за для ефективного управління офісом
• Підтримка команди: Виступати основним контактним пунктом для запитань та запитів від команди щодо офісних послуг. Допомагати в процесах адаптації новим працівникам, включаючи налаштування робочого місця, координацію розміщення та керування системою hotdesking, надавати доступ до призначених парко місць та утримувати систему карток для безпечного входу
• Постачання офісу: Керування закупівлею та утриманням офісних запасів, таких як закуски, канцелярські товари, вода та санітарні засоби. Моніторинг рівнів запасів, укладання контрактів з постачальниками, проведення оцінок та утримання організованого місця для зберігання запасів, а також ведення обліку та звітування перед керівництвом
• Управління обідами: Координування та управління замовленнями обідів для команди з забезпеченням своєчасної доставки та організації обідніх заходів для новачків з метою полегшення їхньої інтеграції. Встановлення та утримання якісних відносин з постачальниками продуктів харчування, постійний пошук нових варіантів та збирання відгуків співробітників для оцінки задоволеності, а також контроль за порціями та якістю їжі для забезпечення високих стандартів та впровадження ініціатив з економії витрат
• Служба підтримки: Огляд вхідних запитань до служби підтримки, призначення завдань, пов’язаних з управлінням офісу (OM), відповідальним членам команди та нагляд за їхнім своєчасним виконанням. Надання оперативного та інформативного зворотного зв’язку заявникам, аналіз запитань для виявлення тенденцій до вдосконалення, співпраця з міжфункціональними командами та утримання точних записів всіх подій служби підтримки
• Офісні заходи та діяльність: Планування та організація офісних заходів, святкувань та командних заходів для підвищення залученості команди. Координація кейтерингу, декорацій та логістики для зустрічей та подій, а також управління офісним календарем для оптимізації використання приміщень для зустрічей
• Позитивний робочий досвід: Підтримка ініціатив, спрямованих на створення позитивного та продуктивного досвіду роботи для співробітників. Збір відгуків від співробітників та пропозицій щодо удосконалення офісних приміщень та послуг на основі їхніх думок
• Бюджет та витрати: Допомога у плануванні бюджету та моніторингу витрат, пов’язаних з управлінням офісом, включаючи перегляд та обробку рахунків, відстеження витрат та підтримку фінансових записів. Співпраця з постачальниками для укладення контрактів та забезпечення ефективності фінансових операцій
• Документація та політики: Забезпечення відповідності політикам та процедурам компанії, пов’язаним з управлінням офісом, утримання точних записів та документації для всіх офісних подій
• BCP план: Співпраця з командою BCP для інтеграції заходів, пов’язаних з управлінням офісом, організація тренінгів та підтримка комунікаційних каналів для готовності до екстрених ситуацій. Моніторинг та вирішення проблем у сферах управління офісом в рамках плану BCP, забезпечення відповідності змінюваним потребам бізнесу та вимогам законодавства

Навички та досвід:
• Досвід у сфері управління офісом, адміністративної підтримки або суміжних посад мінімум від 1-го року
• Розвинені організаційні навички та вміння вирішувати багатозадачні завдання
• Впевнене володіння офісним програмним забезпеченням та технікою
• Відмінні навички комунікації та міжособистісної взаємодії
• Увага до деталей та розвинені навички вирішення проблем
• Досвід роботи з внутрішніми засобами співпраці, такими як Asana, Slack, Confluence та інші
• Вільне володіння українською та англійською (Upper Intermediate або вище) мовами

В нашій команді ми цінуємо:
• Вміння працювати як самостійно, так і у команди
• Сервісність та орієнтованість на клієнта/користувала
• Гнучкість та проактивність

Ми створюємо комфортні умови співпраці, орієнтовані на твій ритм життя, роботи і відпочинку і пропонуємо:

Турботу про здоров’я
• Організація медичного страхування
• Можливість безкоштовно користуватися нашими мобільними додатками (йога, біг, фітнес тощо)
• Індивідуальний бюджет для занять спортом/купівлі спортивного інвентарю
• Індивідуальний бюджет на консультації з психологом

Розвиток і зростання
• Індивідуальний бюджет на професійне навчання та вивчення іноземних мов
• Корпоративна онлайн бібліотека
• Шерінг досвідом та знаннями між командами

Деякі з наших додатків:
• Muscle Booster — musclebooster.fitness
• Yoga-Go — yoga-go.fit
• FitCoach — fitcoach.fit
• WalkFit — walkfit.pro
• Omo — bit.ly/OMOio

Рекрутмент процес: ⭕️ Знайомство з рекрутером ----> ⭕ Інтерв’ю ----> ⭕ Тестове завдання ----> ⭕ Фінальне інтерв’ю

У нашій команді ви зможете не лише розвиватися та втілювати свої ідеї, а й приносити користь світу!