Welltech (ex-Amazing Apps) is about creating mobile applications that improve the Health of Millions of People around the World.
14 листопада 2023

Office Manager

Україна

У Welltech ми робимо мобільні додатки в категорії Health & Fitness, які входять у світовий TOP3 за доходами від продажів.

Зростай разом з нами:
• 5+ років на світовому ринку
• 500+ спеціалістів (за минулий рік ми виросли в х2 рази)
• 5+ додатків
• 200М завантажень
• Наші додатки продаються по всьому світу з фокусом на США, Латинську Америку, Європу, активно виходимо на Азійські ринки

Ми продовжуємо розширюватися і шукаємо ініціативного та орієнтованого на обслуговування Office Manager-а, який зможе ефективно управляти ресурсами офісу та задовольняти потреби нашої київської команди.

Офіс-менеджер відіграє ключову роль у забезпеченні ефективної та неперервної роботи наших офісних просторів. Ця посада відповідає за підтримку команди, управління ресурсами офісу, координацію заходів та створення позитивного робочого досвіду. Офіс-менеджер є центральною точкою зв’язку для різноманітних адміністративних потреб і сприяє створенню продуктивного та приємного робочого середовища.

Ключові завдання:
Офісна діяльність: Керування повсякденною діяльністю офісу для забезпечення чистого та організованого робочого простору. Співпраця з командою забезпечення для закупівлі матеріалів, меблів та обладнання, а також координація обслуговування, ремонтів та послуг кур’єрської доставки за для ефективного управління офісом
Підтримка команди: Виступати основним контактним пунктом для запитань та запитів від команди щодо офісних послуг. Допомагати в процесах адаптації новим працівникам, включаючи налаштування робочого місця, координацію розміщення та керування системою hotdesking, надавати доступ до призначених парко місць та утримувати систему карток для безпечного входу
Постачання офісу: Керування закупівлею та утриманням офісних запасів, таких як закуски, канцелярські товари, вода та санітарні засоби. Моніторинг рівнів запасів, укладання контрактів з постачальниками, проведення оцінок та утримання організованого місця для зберігання запасів, а також ведення обліку та звітування перед керівництвом
Управління обідами: Координування та управління замовленнями обідів для команди з забезпеченням своєчасної доставки та організації обідніх заходів для новачків з метою полегшення їхньої інтеграції. Встановлення та утримання якісних відносин з постачальниками продуктів харчування, постійний пошук нових варіантів та збирання відгуків співробітників для оцінки задоволеності, а також контроль за порціями та якістю їжі для забезпечення високих стандартів та впровадження ініціатив з економії витрат
Служба підтримки: Огляд вхідних запитань до служби підтримки, призначення завдань, пов’язаних з управлінням офісу (OM), відповідальним членам команди та нагляд за їхнім своєчасним виконанням. Надання оперативного та інформативного зворотного зв’язку заявникам, аналіз запитань для виявлення тенденцій до вдосконалення, співпраця з міжфункціональними командами та утримання точних записів всіх подій служби підтримки
Офісні заходи та діяльність: Планування та організація офісних заходів, святкувань та командних заходів для підвищення залученості команди. Координація кейтерингу, декорацій та логістики для зустрічей та подій, а також управління офісним календарем для оптимізації використання приміщень для зустрічей
Позитивний робочий досвід: Підтримка ініціатив, спрямованих на створення позитивного та продуктивного досвіду роботи для співробітників. Збір відгуків від співробітників та пропозицій щодо удосконалення офісних приміщень та послуг на основі їхніх думок
Бюджет та витрати: Допомога у плануванні бюджету та моніторингу витрат, пов’язаних з управлінням офісом, включаючи перегляд та обробку рахунків, відстеження витрат та підтримку фінансових записів. Співпраця з постачальниками для укладення контрактів та забезпечення ефективності фінансових операцій
Документація та політики: Забезпечення відповідності політикам та процедурам компанії, пов’язаним з управлінням офісом, утримання точних записів та документації для всіх офісних подій
BCP план: Співпраця з командою BCP для інтеграції заходів, пов’язаних з управлінням офісом, організація тренінгів та підтримка комунікаційних каналів для готовності до екстрених ситуацій. Моніторинг та вирішення проблем у сферах управління офісом в рамках плану BCP, забезпечення відповідності змінюваним потребам бізнесу та вимогам законодавства


Навички та досвід:
Досвід у сфері управління офісом, адміністративної підтримки або суміжних посад мінімум від 1-го року
• Розвинені організаційні навички та вміння вирішувати багатозадачні завдання
• Впевнене володіння офісним програмним забезпеченням та технікою
• Відмінні навички комунікації та міжособистісної взаємодії
• Увага до деталей та розвинені навички вирішення проблем
• Досвід роботи з внутрішніми засобами співпраці, такими як Asana, Slack, Confluence та інші
• Вільне володіння українською та англійською (Upper Intermediate або вище) мовами


В нашій команді ми цінуємо:
Вміння працювати як самостійно, так і у команди
• Сервісність та орієнтованість на клієнта/користувала
• Гнучкість та проактивність

Ми створюємо комфортні умови співпраці, орієнтовані на твій ритм життя, роботи і відпочинку і пропонуємо:

Турботу про здоров’я
• Організація медичного страхування
• Можливість безкоштовно користуватися нашими мобільними додатками (йога, біг, фітнес тощо)
• Індивідуальний бюджет для занять спортом/купівлі спортивного інвентарю
• Індивідуальний бюджет на консультації з психологом

Розвиток і зростання
• Індивідуальний бюджет на професійне навчання та вивчення іноземних мов
• Корпоративна онлайн бібліотека
• Шерінг досвідом та знаннями між командами

Деякі з наших додатків:
Muscle Booster — musclebooster.fitness
• Yoga-Go — yoga-go.fit
• FitCoach — fitcoach.fit
• WalkFit — walkfit.pro
• Omo — bit.ly/OMOio

Рекрутмент процес: ⭕️ Знайомство з рекрутером ----> ⭕ Інтерв’ю ----> ⭕ Тестове завдання ----> ⭕ Фінальне інтерв’ю

У нашій команді ви зможете не лише розвиватися та втілювати свої ідеї, а й приносити користь світу!

LinkedIn