Procurement Specialist (вакансія неактивна)

The State Statistics Service of Ukraine

Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform

REQUEST FOR EXPRESSIONS OF INTEREST (INDIVIDUAL CONSULTANT SERVICES)

Project Implementation Unit (PIU)

Procurement Specialist (SUSSRR-IC-2)

Terms of Reference

I. BACKGROUND

The International Bank for Reconstruction and Development (hereinafter referred to as the IBRD, the Bank) will support Ukraine in implementing the Project “Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform” (hereinafter referred to as the Project), financed under the Grant Agreement between Ukraine and the IBRD (hereinafter referred to as the Grant Agreement), which is aimed at strengthening the statistical system of Ukraine to support recovery and reform processes, including improving the capacity of the State Statistics Service of Ukraine to produce timely, reliable, and high-quality data for evidence-based decision-making and public investment planning.

The Project will be implemented under the general supervision of the Ministry of Finance of Ukraine (hereinafter — MoF) by the implementing entity — the State Statistics Service of Ukraine (hereinafter — SSSU). The SSSU has established a Project Implementation Unit (hereinafter — PIU) for day-to-day management and coordination of the Project, as well as for support in disbursement, financial management, reporting, and other Project-related activities. The PIU shall be responsible for overall coordination of activities and reporting under the Project.

The need for the SSSU to engage consultants through the procurement of their services is justified by the requirement for effective implementation of Project activities, adherence to defined operational standards, ensuring transparency and consistency, and supporting and assisting the staff of the SSSU, as a Project beneficiary, in the decision-making process.

The Project will be implemented as an Investment Project Financing operation and shall be governed by the Decree of the Cabinet of Ministers of Ukraine dated 27.01.2016 No. 70 “On the procedure for the preparation, implementation, monitoring and completion of the implementation of economic and social development projects of Ukraine supported by international financial organizations”, other relevant legal acts of the Cabinet of Ministers of Ukraine, Orders of the Ministry of Finance of Ukraine, and the Project Operations Manual.

II. OBJECTIVE

The Procurement Specialist shall work closely with the State Statistics Service of Ukraine (SSSU) to provide procurement support and advisory services under the Project “Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform,” financed by the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD). The Procurement Specialist will ensure that all procurement activities, primarily related to consulting services, are carried out in accordance with the World Bank Procurement Regulations and applicable national legislation, and will support contract management and implementation to ensure timely and efficient delivery of Project objectives.

III. SCOPE OF SERVICES

Procurement Specialist will perform the following tasks:

• Prepare and regularly update the Project Procurement Plan in coordination with the SSSU;
• Prepare bidding documents, Requests for Proposals (RFPs), evaluation reports, draft contracts, and other procurement-related documentation in accordance with World Bank procedures;
• Support the preparation and review of Terms of Reference (ToRs) for consulting and non-consulting services under the Project;
• Provide guidance and clarifications to evaluation committees, Tender Commitee and other relevant stakeholders involved in procurement processes;
• Support contract management activities, including preparation and review of contract amendments, variations, notices, and other related documentation;
• Monitor procurement processes and provide follow-up support to ensure compliance with World Bank Procurement Regulations and Project requirements;
• Plan, supervise, and report on all procurement activities under the Project;
• Maintain procurement databases and ensure proper archiving of all procurement-related documentation;
• Support capacity-building activities, including training sessions, knowledge sharing, and coordination with Project stakeholders on procurement procedures;
• Provide regular reporting on procurement progress and issues to the SSSU PIU and relevant authorities;
• Perform any other procurement-related tasks required for effective implementation of the Project.

IV. REPORTING

The Procurement Specialist will report to the PIU Project Manager and the Project Coordinator in the State Statistics Service of Ukraine (SSSU) for the purposes of Project implementation.

V. PROVIDED RESOURCES

• Workplace equipped with PC;
• Access to Internet, photocopier, printer and scanner;
• Project related documentation;
• Relevant Bank documentation.

VI. REQUIRED EDUCATION AND QUALIFICATIONS

• University degree in engineering, economics, finance, law, public administration, management, or other related fields;
• A minimum of 3 (three) years of relevant professional experience in procurement within internationally financed projects (IFIs), including procurement of consulting and non-consulting services;
• Practical knowledge and understanding of World Bank Procurement Regulations or equivalent procurement rules and procedures of international financial institutions;
• Strong experience in supporting procurement processes, including preparation of procurement documents, evaluation support, and contract administration;
• Excellent written and spoken communication skills in Ukrainian and English, with the ability to clearly present and explain complex procurement-related issues to different stakeholders;
• Advanced computer literacy, including proficiency in MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint), email systems, and databases.

VII. PLACE, DURATION AND REMUNERATION

The services shall be provided in the city of Kyiv from the start of the implementation period for 1 calendar year (Approximately from 01 July 2026). The services are planned to be provided on a full-time basis with 3 months probation period and option to extend subject to the Consultant’s appropriate performance of the services. Part-time involvement and remote work could be considered based on the Project needs.

Expressions of interest (in a format of CV) in English or Ukrainian language must be delivered to the following e-mail: [email protected] with the subject: “Individual consultant — Procurement Specialist (SUSSRR-IC-2)” until 26.06.2026, 12:00 pm local time.

Нижче наведено україномовну версію документа. У разі розбіжностей пріоритетною вважається англійська версія.

Фахівець із закупівель (Procurement Specialist)

1. МЕТА ПОСАДИ:

Фахівець із закупівель забезпечує організацію та супровід закупівель у межах Проєкту “Посилення статистичної системи України для відновлення та реформ” відповідно до вимог World Bank Group та законодавства України. Основний фокус — закупівля консультаційних та інших послуг, підготовка закупівельної документації, супровід процедур та адміністрування контрактів.

2. ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

Планування та проведення закупівель

• Підготовка та регулярне оновлення Плану закупівель Проєкту.
• Підготовка тендерної документації, Requests for Proposals (RFPs), звітів з оцінки, проєктів контрактів та інших закупівельних документів.
• Участь у підготовці та перевірці технічних завдань (Terms of Reference, ToRs).

Супровід процедур та контрактів

• Надання консультацій і роз’яснень оцінювальним комітетам та іншим учасникам закупівельного процесу.
• Супровід адміністрування контрактів, включаючи зміни, варіації та офіційні повідомлення.
• Моніторинг закупівельних процедур та забезпечення їх відповідності вимогам Світового банку.

Звітність та ведення документації

• Планування, координація та звітування щодо закупівельної діяльності.
• Ведення баз даних і архіву закупівельної документації.
• Підготовка регулярної звітності для Project Implementation Unit (PIU) та інших уповноважених органів.

Навчання та координація

• Підтримка навчальних заходів та обміну знаннями щодо процедур закупівель.
• Взаємодія з членами PIU та іншими заінтересованими сторонами.
• Виконання інших завдань, необхідних для ефективної реалізації Проєкту.

3. ПІДЗВІТНІСТЬ:

Фахівець підпорядковується керівнику Робочої групи, створеної при Державній службі статистики України для реалізації Проєкту.

4. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

• Повна вища освіта у сфері інженерії, економіки, фінансів, права, державного управління, менеджменту або суміжних галузях.
• Щонайменше 3 роки релевантного досвіду у сфері закупівель у проєктах, що фінансуються міжнародними фінансовими організаціями.
• Практичне знання Procurement Regulations Світового банку або аналогічних правил міжнародних фінансових організацій.
• Досвід підготовки закупівельної документації, супроводу оцінки пропозицій та адміністрування контрактів.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.
• Впевнене володіння MS Office та інструментами роботи з базами даних.

5. УМОВИ СПІВПРАЦІ:

Місце надання послуг: м. Київ.

Формат співпраці: повна зайнятість (full-time) на умовах консультаційного контракту. Можливість часткової зайнятості або дистанційного формату роботи може розглядатися залежно від потреб Проєкту.

Тривалість контракту: 1 рік, орієнтовно з 1 липня 2026 року, з можливістю продовження.

Випробувальний термін: 3 місяці

Конкурсний відбір триватиме до 26 червня 2026 року включно. Резюме просимо надсилати на адресу [email protected] із зазначенням у темі листа назви посади, на яку ви подаєтеся. Після завершення прийому заявок буде сформовано короткий список кандидатів для подальшого проходження відбіркових етапів.