Financial Management Specialist (вакансія неактивна)

The State Statistics Service of Ukraine

Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform

REQUEST FOR EXPRESSIONS OF INTEREST (INDIVIDUAL CONSULTANT SERVICES)

Project Implementation Unit (PIU)

Financial Management Specialist (SUSSRR-IC-3)

Terms of Reference

I. BACKGROUND

The International Bank for Reconstruction and Development (hereinafter referred to as the IBRD, the Bank) will support Ukraine in implementing the Project “Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform” (hereinafter referred to as the Project), financed under the Grant Agreement between Ukraine and the IBRD dated _________ 2026 URTF No. _____ (hereinafter referred to as the Grant Agreement), which is aimed at strengthening the statistical system of Ukraine to support recovery and reform processes, including improving the capacity of the State Statistics Service of Ukraine to produce timely, reliable, and high-quality data for evidence-based decision-making and public investment planning.

The Project will be implemented under the general supervision of the Ministry of Finance of Ukraine (hereinafter — MoF) by the implementing entity — the State Statistics Service of Ukraine (hereinafter — SSSU). The SSSU has established a Project Implementation Unit (hereinafter — PIU) for day-to-day management and coordination of the Project, as well as for support in disbursement, financial management, reporting, and other Project-related activities. The PIU shall be responsible for overall coordination of activities and reporting under the Project.

The need for the SSSU to engage consultants through the procurement of their services is justified by the requirement for effective implementation of Project activities, adherence to defined operational standards, ensuring transparency and consistency, and supporting and assisting the staff of the SSSU, as a Project beneficiary, in the decision-making process.

The Project will be implemented as an Investment Project Financing operation and shall be governed by the Decree of the Cabinet of Ministers of Ukraine dated 27.01.2016 No. 70 “On the procedure for the preparation, implementation, monitoring and completion of the implementation of economic and social development projects of Ukraine supported by international financial organizations”, other relevant legal acts of the Cabinet of Ministers of Ukraine, Orders of the Ministry of Finance of Ukraine, and the Project Operations Manual.

II. OBJECTIVE

The Financial Management Specialist shall take measures and work closely with the State Statistics Service of Ukraine (SSSU) to ensure financial management of the Project “Strengthening Ukraine’s Statistical Systems for Recovery and Reform,” financed by the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) in compliance with World Bank regulations and national legislation.

III. SCOPE OF SERVICES

The Financial Management Specialist will be responsible for the following tasks:

• Provide support in the preparation of payments and withdrawal applications, supporting documentation, and other financial information required for disbursement of Project funds;
• Assist in the preparation and timely submission of financial reports required by the World Bank, the Ministry of Finance of Ukraine, and the State Statistics Service of Ukraine (SSSU) during Project implementation;
• Ensure accuracy, completeness, and reliability of financial information submitted to the World Bank and other relevant stakeholders;
• Support the preparation of applications for replenishment of Designated Accounts and processing of direct payments from the Grant Account in accordance with applicable procedures;
• Coordinate with relevant Project teams on the planning and execution of Project expenditures and use of funds;
• Prepare financial information and responses to queries from the Project Coordinator, the SSSU, and other relevant authorities;
• Maintain complete and accurate records of all financial transactions, withdrawal applications, and supporting documentation under the Project;
• Ensure proper reconciliation of Project accounts, including Designated Accounts and other relevant financial records;
• Support the preparation, coordination, and facilitation of Project audits, including annual financial statements and interim financial reports;
• Provide assistance in addressing audit findings and ensuring timely implementation of agreed corrective actions;
• Maintain regular interaction with members of the Project Implementation Unit (PIU) and relevant consultants to ensure effective financial management and coordination;
• Perform any other financial management tasks required for effective Project implementation, as directed by the Project Coordinator or other authorized Project management representatives.

IV. REPORTING

The Financial Management Specialist will report to the PIU Project Manager and the Project Coordinator in the State Statistics Service of Ukraine (SSSU) for the purposes of Project implementation.

V. Implementation arrangements

• Workplace equipped with PC;
• Access to Internet, photocopier, printer and scanner;
• Project related documentation;
• Relevant Bank documentation.

VI. REQUIRED EDUCATION AND QUALIFICATIONS

• University degree in economics, finance, accounting, or other related discipline;
• A minimum of 5 (five) years of relevant professional experience in accounting, financial reporting, financial record management, and documentation, preferably within projects financed by international financial institutions (IFIs);
• Experience in financial management of donor-funded projects, including coordination with project teams and multi-stakeholder environments;
• At least 2 (two) years of experience working with government institutions, public authorities, local self-government bodies, or international financial institutions;
• Practical knowledge of World Bank financial management rules and procedures will be considered an advantage;
• Strong understanding of economic, regulatory, and institutional frameworks governing public investment projects and/or IFI-financed projects in Ukraine;
• Fluency in Ukrainian and working knowledge of English (both written and spoken), with the ability to communicate complex financial issues clearly to different stakeholders;
• Advanced computer literacy, including strong proficiency in MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), email systems, and database management tools.

VII. PLACE AND DURATION

The services shall be provided in the city of Kyiv from the start of the implementation period for 1 calendar year (Approximately from 01 July 2026). The services are planned to be provided on a full-time basis under a time-based contract (monthly payments) with 3 months probation period and option to extend subject to the Consultant’s appropriate performance of the services. Part-time involvement and remote work could be considered based on the Project needs.

Expressions of interest (in a format of CV) in English or Ukrainian language must be delivered to the following e-mail: [email protected] with the subject: “Individual consultant — Financial Management Specialist (SUSSRR-IC-3)” until 26.06.2026, 12:00 pm local time.

Нижче наведено україномовну версію документа. У разі розбіжностей пріоритетною вважається англійська версія.

Фахівець з фінансового управління (Financial Management Specialist)

1. МЕТА ПОСАДИ:

Фахівець з фінансового управління забезпечує ефективне фінансове управління Проєктом відповідно до вимог World Bank Group та законодавства України.

2. ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

Фінансове управління та використання коштів

• Підготовка заявок на зняття коштів (Withdrawal Applications), підтвердної документації та іншої фінансової інформації, необхідної для здійснення виплат.
• Підтримка поповнення спеціальних рахунків (Designated Accounts) та здійснення прямих платежів з грантового рахунку.
• Координація планування та здійснення витрат Проєкту.

Фінансова звітність та ведення обліку

• Підготовка та подання фінансової звітності до Світового банку, Міністерства фінансів України та Державної служби статистики України.
• Забезпечення точності, повноти та достовірності фінансової інформації.
• Ведення повного та належного обліку фінансових операцій і підтвердних документів.
• Проведення звірки рахунків Проєкту, зокрема спеціальних рахунків.

Аудит та контроль відповідності

• Підтримка підготовки та координації аудитів Проєкту, включаючи річну фінансову звітність та проміжні фінансові звіти.
• Сприяння усуненню зауважень аудиторів та впровадженню коригувальних заходів.

Координація

• Надання фінансової інформації та відповідей на запити керівництва Проєкту та уповноважених органів.
• Тісна взаємодія з членами Project Implementation Unit (PIU) та консультантами для забезпечення ефективного фінансового управління.
• Виконання інших завдань з фінансового управління, необхідних для успішної реалізації Проєкту.

3. ПІДЗВІТНІСТЬ

Фахівець підпорядковується керівнику Робочої групи, створеної при Державній службі статистики України для реалізації Проєкту.

4. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

• Повна вища освіта у сфері економіки, фінансів, бухгалтерського обліку або суміжних галузях.
• Щонайменше 5 років досвіду у сфері бухгалтерського обліку, фінансової звітності та ведення фінансової документації, бажано в проєктах, що фінансуються міжнародними фінансовими організаціями.
• Досвід фінансового управління у проєктах міжнародної технічної допомоги.
• Щонайменше 2 роки досвіду роботи з державними органами або міжнародними фінансовими організаціями.
• Знання процедур фінансового управління Світового банку буде перевагою.
• Розуміння нормативної та інституційної бази реалізації державних інвестиційних та донорських проєктів в Україні.
• Вільне володіння українською мовою та робочий рівень англійської мови.
• Впевнене володіння MS Office та інструментами роботи з базами даних.

5. УМОВИ СПІВПРАЦІ:

Місце надання послуг: м. Київ.

Формат співпраці: повна зайнятість (full-time) на умовах консультаційного контракту. Можливість часткової зайнятості або дистанційного формату роботи може розглядатися залежно від потреб Проєкту.

Тривалість контракту: 1 рік, орієнтовно з 1 липня 2026 року, з можливістю продовження.

Випробувальний термін: 3 місяці

Оплата здійснюється щомісячно за time-based contract.

Конкурсний відбір триватиме до 26 червня 2026 року включно. Резюме просимо надсилати на адресу [email protected] із зазначенням у темі листа назви посади, на яку ви подаєтеся. Після завершення прийому заявок буде сформовано короткий список кандидатів для подальшого проходження відбіркових етапів.