Помічник директора (CEO Assistant) / Технічний операційний координатор (Technical Operations Coordinator) (вакансія неактивна)

Компанія: SKYLAB UA
Локація: Київ (офіс + виїзди на виробництво/полігон за потреби)
Формат роботи: повна зайнятість, офіс (частково гнучко за домовленістю)
Підпорядкування: CEO
Рівень доступу: робота з конфіденційною технічною та комерційною інформацією

Про роль

Ця позиція для людини, яка вміє одночасно тримати порядок у процесах і розуміти технічний контекст: виріб, вузли, документацію, тестування, виробничі «bottlenecks», комунікації з підрядниками та командою. Вам не потрібно бути головним інженером, але потрібно впевнено читати ТТХ/КД/інструкції, ставити правильні питання та доводити задачі до результату.

SkyLab UA масштабує виробництво та продуктові модулі (зокрема UGV Sirko-S1 та комплектації для дистанційного розмінування/логістики тощо). Платформа має визначені характеристики, комплектацію й стандартизовані процедури експлуатації/ТО, з якими ви будете працювати в щоденній координації.

Основні обов’язки

1. Асистування CEO та операційна координація

• Ведення календаря CEO: планування зустрічей, пріоритизація, підготовка порядку денного.
• Протоколювання зустрічей (MoM): рішення, відповідальні, дедлайни, контроль виконання.
• Організація внутрішніх синків між R&D / виробництвом / тестами / продажами.
• Адміністративні задачі «під ключ»: від оформлення доступів/поїздок до підготовки пакетів документів.

2. Технічна координація процесів (між командами)

• Переклад задач CEO в технічні/операційні таски: «що зробити, ким, до коли, який критерій приймання».
• Робота з технічними артефактами: ТТХ, комплектація, інструкції експлуатації, чек-листи перед виїздом, дефектні відомості, акти/звіти.
• Контроль актуальності та узгодженості матеріалів: щоб презентації/спеки/інструкції не суперечили одна одній (версійність, дата, відповідальні).
• Координація з підрядниками/постачальниками: запити, рахунки, терміни, технічні уточнення, контроль поставок (разом з логістикою).

3. Полігон / демонстрації / польові випробування

• Підготовка та контроль готовності: комплектація, заряд/інструменти/документи, чек-листи безпеки.
• Збір фідбеку з полігону: що працює/що ламається/які умови/які пропозиції.
• Формування структурованого звіту: висновки, список змін, ризики, пропозиції, пріоритети.

4. Аналітика та управління виконанням

• Ведення операційних дашбордів (простих, але дисциплінованих): статус задач, блокери, ризики, KPI по етапах.
• Підготовка щотижневих/щомісячних звітів для CEO: прогрес, відхилення, що «горить», що потребує рішення.
• Виявлення «вузьких місць» і ініціація процедур оптимізації (SOP/регламент/чек-лист).

5. Комунікації та зовнішні процеси

• Комунікація з партнерами/фондами/військовими підрозділами в рамках доручень CEO.
• Підготовка матеріалів: короткі технічні довідки, one-pager, збір даних для презентацій/заявок/грантів.
• Базова підготовка документів під договори/закупівлі (без юридичної відповідальності, але з точністю по даних).

Вимоги до кандидата (must have)

• Вища освіта (технічна: інженерія/електроніка/мехатроніка/ІТ/авіа/машинобудування — сильний плюс).
• Досвід 2+ роки на ролях: CEO assistant / operations / project coordinator / technical PM / engineering coordinator (або суміжне).
• Уміння працювати з технічною інформацією: ТТХ, специфікації, інструкції, базова «інженерна грамотність».
• Дуже сильна організація: календар, дедлайни, контроль виконання, протоколи зустрічей.
• Впевнене володіння Google Workspace / MS Office (таблиці, документи, презентації).
• Українська — вільно, англійська — впевнено (листування/документи/дзвінки).
• Високий рівень відповідальності та конфіденційності (робота в оборонному секторі).

Буде перевагою (nice to have)

• Досвід у виробництві/апаратних продуктах/робототехніці/дронах, робота з КД/версіями.
• Досвід підготовки матеріалів для грантів/держконтрактів/тендерів.
• Розуміння базових процесів QA/QC, сервісу, польових випробувань.
• Вміння працювати з Jira/Notion/Confluence/Asana/ClickUp (або аналогами) та вибудовувати «мінімально достатній» процес.

Особисті якості (критично важливо)

• Системність, швидкість, уважність до деталей (дат, цифр, версій).
• Вміння «дотискати» задачу до результату, а не лише «передавати далі».
• Стійкість до перемикання контекстів: сьогодні — полігон, завтра — документи, післязавтра — постачання.
• Комунікація без хаосу: чітко, по суті, з фіксацією домовленостей.

Ми пропонуємо

• Конкурентну зарплату (за результатами співбесіди).
• Роботу в команді, яка робить продукти, що реально впливають на безпеку та ефективність.
• Ріст до Операційного менеджера / Chief of Staff / Program Coordinator (за результатом).
• Участь у демонстраціях, випробуваннях, розвитку продуктової лінійки.

Як подати заявку

Надішліть на email з профілю вакансії:

1. CV
2. Короткий супровідний лист (5–10 речень): чому ви підходите саме для ролі «CEO Assistant + Technical Ops», і приклад, як ви організовували роботу команди/проєкту.

Тема листа: Assistant CEO / Technical Ops — Прізвище Ім’я

7 відбіркових питань (відповідь у листі або формі)

1. Чи маєте ви досвід роботи на позиціях assistant/operations/project coordinator 2+ роки? (ТАК/НІ)
2. Чи працювали ви з технічною документацією (ТТХ/спеки/інструкції/КД)? (ТАК/НІ)
3. Чи вмієте ви вести протоколи зустрічей та контролювати виконання задач по дедлайнах? (ТАК/НІ)
4. Англійська — чи готові вести листування та короткі дзвінки з партнерами? (ТАК/НІ)
5. Чи готові ви працювати в офісі та інколи виїжджати на полігон/виробництво? (ТАК/НІ)
6. Чи готові ви працювати з конфіденційною інформацією та підписати NDA/політики безпеки та пройти Поліграф? (ТАК/НІ)
7. Чи готові ви підтримувати високий темп та паралельні задачі, фіксуючи результат письмово? (ТАК/НІ)