Department Coordinator (вакансія неактивна)

Якщо тобі подобається допомагати людям, упорядковувати складні процеси та допомагати команді працювати на високому рівні, ця роль може бути саме тим, що ти шукаєш.

У ролі Department Coordinator ти працюватимеш разом з віце-президентом, допомагаючи підтримувати чітку комунікацію, організовані процеси та ухвалення обґрунтованих рішень.

Ця позиція ідеально підходить тим, хто цінує структуру, любить бути опорою для інших і отримує задоволення від того, що робить щоденні операції більш плавними для всіх зацікавлених сторін.

Вимоги

• Щонайменше 1 рік досвіду роботи на посаді координатора, бізнес-асистента або на аналогічній посаді
• Впевнене володіння інструментами Microsoft Office, особливо Excel, PowerPoint та Word
• Володіння англійською мовою на рівні Upper-Intermediate або вище (усно та письмово)
• Відмінні організаторські здібності, здатність ефективно керувати декількома пріоритетами та дотримуватися термінів, відповідальне ставлення до роботи
• Сильні навички усного та письмового спілкування, здатність ефективно працювати з колегами на всіх рівнях організації
• Сильні аналітичні навички для забезпечення точної звітності та цілісності даних
• Уважність до деталей і прагнення до високої якості роботи
• Здатність швидко переключатися між завданнями та працювати самостійно

Перевагою буде

• Навички створення структурованих презентацій (PowerPoint, Canva або Figma)
• Досвід роботи в ІТ-індустрії

Обовʼязки

• Надавати віце-президенту своєчасну інформацію та підтримку
• Координувати графік віце-президента: зустрічі, дзвінки та зовнішні брифінги
• Виконувати різні завдання для віце-президента
• Керувати операційними робочими процесами в межах відділу для забезпечення безперебійного виконання завдань
• Проводити дослідження, збирати дані та готувати аналітичні підсумки та висновки
• Координувати комунікацію між внутрішніми командами, зовнішніми партнерами та підрядниками
• Підтримувати роботу внутрішньої трекінг-системи компанії
• Контролювати процес та управління звітами
• Готувати звіти, документацію, протоколи зустрічей, нотатки та презентаційні матеріали
• Допомагати в організації виїзних заходів, онлайн-подій та стратегічних сесій

__________________________________________________________________________________

If you enjoy supporting people, bringing clarity to complex workflows, and helping teams perform at their best, this role may be exactly what you’re looking for.

As our Department Coordinator, you’ll work alongside with the Vice President (VP), helping to maintain clear communication, organized processes, and well-informed decisions. This position is ideal for someone who values structure, enjoys being relied on, and finds satisfaction in making daily operations smoother for everyone involved.

Requirements

• At least 1 year of experience as a Coordinator, Business Assistant, or similar role
• Proficient in the use of Microsoft Office tools, especially Excel, PowerPoint, and Word
• Upper-Intermediate (or higher) level of spoken and written English
• Excellent organizational skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines efficiently
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to work effectively with colleagues at all levels of the organization
• Strong analytical skills to support accurate data reporting and ensure data integrity
• High attention to detail, with a strong commitment to delivering precise and high-quality work
• Ability to switch between tasks quickly and work independently

WILL BE A PLUS

• Skills in creating structured presentations (PowerPoint, Canva, or Figma)
• Experience in the IT industry

Responsibilities

• Provide the VP with timely information and support
• Coordinate the VP’s schedule: meetings, calls, internal reviews, and external briefings
• Perform various ad hoc tasks for the VP
• Manage operational workflows within the department to ensure smooth task execution
• Conduct research, gather data, and prepare analytical summaries and insights
• Coordinate communication between internal teams, external partners, and vendors
• Maintain control of the company’s tracking system
• Oversee process and report management
• Prepare reports, documentation, meeting notes, memos, and presentation materials
• Assist in organizing off-sites, online events, reviews, and strategy sessions