Deputy Head of Administration

Energame is a management consultancy and an investment advisory firm specialized in online entertainment, encompassing areas of sports betting, gambling, cybersport, fantasy sports, IT platform solutions, and content production worldwide.

The biggest advantage we bring, beyond our comprehensive expertise, includes 30 years of hands-on experience, a global network, and growth mindset.

We are looking for a Deputy Head of Administration to join our team and handle administration matters across all our locations.

Your main responsibilities will be:

• Oversee and optimize day-to-day administrative functions, including office management and facilities coordination;
• Identify areas for operational improvement and implement streamlined procedures to enhance productivity and resource management across the company;
• Manage and develop the administrative team, setting objectives, monitoring performance, and ensuring training opportunities to build a high-performing department;
• Assist in creating and monitoring budgets related to administrative functions, ensuring financial responsibility, cost-saving measures, and alignment with company goals;
• Ensure adherence to internal policies, regulatory requirements, and industry standards. Regularly review and update policies as necessary, collaborating with legal and HR teams as needed;
• Lead and support cross-functional projects related to infrastructure, space planning, and IT support, working closely with HR, IT, and finance departments to meet company objectives;
• Manage vendor contracts and relationships, including facilities and office suppliers, ensuring quality service, contract adherence, and cost-effectiveness.

Essential professional experience:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field; advanced degree is a plus;
• Extensive experience in administrative management or a similar leadership role, preferably within the IT or technology sector;
• Strong organizational, analytical, and problem-solving skills, with a detail-oriented approach;
• Proven ability to develop and implement effective processes that improve operational efficiency;
• Strong knowledge of financial principles, budgeting, and vendor negotiations;
• Familiarity with compliance requirements and regulatory standards relevant to the industry.

We care about you:

• Vacation: We care about your well-being and offer flexible vacation options tailored to your location.
• Sick Leave Allowance: Your health is our priority. In addition to our standard sick leave allowance, we also offer a flexible sick leave policy without paperwork.
• Co-Working Compensation: Work flexibly, wherever you choose. We provide a monthly budget for co-working spaces in cities where we don’t have a physical location, or the option of a budget for home office expenses twice a year, available from day one.
• Benefits Model: Access our benefit programs to support your work-life balance, effective from day one. You can spend this budget on anything, starting from dental care for yourself to veterinary support for your four-legged friend.
• Game Changer: Access MBA scholarships to enhance your knowledge and register your kids for our internal project, “gENERation”, focused on boosting the potential of children within Energame families.
• Motivation Bonus System: Recognizing your performance is fundamental to our culture. To reward your dedicated work, we have a Motivation Bonus System in place for all our employees.
• Work & Fun Balance: We believe the balance of work and fun is crucial for the well-being of our employees. Corporate events, gifts for your Birthday (Netflix, GoGift, and other certificates), Christmas, and other occasions.

Taking care of our people is an integral part of Energame shared values, ensuring a supportive and positive workplace culture.

Ми шукаємо Deputy Head of Administration, який би приєднався до нашої команди.

Вашими основними обов’язками будуть

• Контроль та оптимізація повсякденних адміністративних функцій, включаючи управління офісом та координацію приміщень;
• Визначати сфери для операційного вдосконалення та впроваджувати спрощені процедури для підвищення продуктивності та управління ресурсами по всій компанії;
• Управління та розвиток адміністративної команди, постановка цілей, моніторинг ефективності та забезпечення можливостей для навчання з метою побудови високоефективного відділу;
• Допомагати у створенні та моніторингу бюджетів, пов’язаних з адміністративними функціями, забезпечувати фінансову відповідальність, заходи з економії коштів та узгодження з цілями компанії;
• Забезпечення дотримання внутрішніх політик, регуляторних вимог та галузевих стандартів. Регулярно переглядати та оновлювати політику за необхідності, співпрацюючи з юридичним відділом та відділом кадрів за потреби;
• Очолювати та підтримувати міжфункціональні проекти, пов’язані з інфраструктурою, плануванням приміщень та ІТ-підтримкою, тісно співпрацюючи з HR, ІТ та фінансовим відділами для досягнення цілей компанії;
• Управління контрактами та відносинами з постачальниками, включаючи постачальників приміщень та офісного обладнання, забезпечення якісного обслуговування, дотримання умов контрактів та економічної ефективності.

Необхідний професійний досвід:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, менеджменту або суміжних галузях; вища освіта є перевагою;
• Великий досвід роботи в адміністративному управлінні або на аналогічній керівній посаді, бажано в ІТ або технологічному секторі;
• Сильні організаційні, аналітичні навички та навички вирішення проблем, з підходом, орієнтованим на деталі;
• Доведена здатність розробляти та впроваджувати ефективні процеси, що підвищують операційну ефективність;
• Глибокі знання фінансових принципів, бюджетування та переговорів з постачальниками;
• Знання комплаєнс-вимог та регуляторних стандартів, що стосуються галузі.

Ми дбаємо про вас:

• Відпустка: Ми дбаємо про ваш добробут і пропонуємо гнучкі варіанти відпусток, адаптовані до вашого місцезнаходження.
• Допомога по тимчасовій непрацездатності: Ваше здоров’я — наш пріоритет. На додаток до наших стандартних лікарняних, ми також пропонуємо гнучку політику лікарняних без паперової тяганини.
• Компенсація за роботу в коворкінгу: Працюйте гнучко, де б ви не обрали. Ми надаємо щомісячний бюджет на коворкінги в містах, де ми не маємо фізичної присутності, або ж можливість виділяти бюджет на витрати на домашній офіс двічі на рік, доступну з першого дня роботи.
• Benefits Model: Доступ до наших пільгових програм для підтримки балансу між роботою та особистим життям, починаючи з першого дня роботи. Ви можете витратити цей бюджет на що завгодно, починаючи від стоматологічної допомоги для себе до ветеринарної підтримки для вашого чотирилапого друга.
• Game Changer: Отримуйте стипендії на навчання на МВА, щоб поглибити свої знання, та реєструйте своїх дітей на наш внутрішній проект “gENERATION”, спрямований на розвиток потенціалу дітей у сім’ях Energame.
• Motivation Bonus System: Визнання ваших досягнень є фундаментальним для нашої культури. Щоб винагородити вашу віддану роботу, ми запровадили систему мотиваційних бонусів для всіх наших співробітників.
• Work & Fun Balance: Ми вважаємо, що баланс між роботою та розвагами має вирішальне значення для добробуту наших співробітників. Корпоративні заходи, подарунки на день народження (сертифікати Netflix, GoGift та інші), Різдво та інші свята.

Турбота про наших людей є невід’ємною частиною наших спільних цінностей, забезпечуючи підтримку та позитивну культуру на робочому місці.