Офіс-менеджер (вакансія неактивна)

Зміст роботи:

• Робота з електронним документообігом, що включає:
  
  • Отримання і обробка документів в программі Medoc і ВЧАСНО — погодження вхідних документів по встановленій процедурі та подальша їх реєстрація в електронному вигляді, завантаження документів для підпису, отримання та реєстрація підписаних документів.
  • Сканування, реєстрація вхідних/вихідних документів (листи, договори, додатки, акти і т.п.) і розміщення документів в електронному сховищі.
  • Оформлення та контроль заявок на оплату з визначеним набором контрагентів згідно внутрішніх процедур компанії.
  • Організація і контроль процедури «Погодження Договорів».
  • Документальне оформлення відряджень (підготовка Наказів та посвідчень про відрядження).

• Робота з документами («твердими» носіями), що включає:
  
  • Розподіл документів по підприємству за їх призначенням.
  • Підготовка листів зі слів Керівників та ведення офіційного листування з контрагентами.
  • Підготовка розпоряджень, наказів зі слів Керівників.
  • Робота з агентствами, що мають ліцензію на переклад з іноземних мов.
  • Забезпечення документообігу з постійними Замовниками в рамках договірних відносин (відправка документів згідно встановленого графіку).

• Робота з вхідними запитами, як від контрагентів, так і від співробітників офісу, що включає:
  
  • Прийом вхідних телефонних викликів, здійснення їх маршрутизації згідно затверджених алгоритмів (прийом, переадресація, організація conf-call).
  • Консультування контрагентів із загальних питань як відвідувачів офісу, так і в телефонному режимі.
  • Прийом вхідних електронних повідомлень, здійснення їх маршрутизації при необхідності.
  • Прийом відвідувачів (кейтеринг).

• Асистування керівникам і співробітникам, що включає:
  
  • Організація нарад, зустрічей за допомогою MS Outlook, контроль за резервуванням кімнат перемовин.
  • Організація відряджень (замовлення білетів, таксі, бронювання готелів, візи).
  • Замовлення таксі згідно встановлених правил на підприємстві.
  • Прийом заявок на виготовлення візиток, контроль виготовлення.
  • Виконання інших доручень.

• Управління забезпечуючимипроцесами:
  
  • Взаємодія з почтовою та кур’єрськими службами.
  • Забезпечення життєдіяльності офісу (вода, посуд, чай, кава і т.п.).

Вимоги до кандидата:

Вища/ середнь-спеціальна освіта, бажано за спеціальністю: юрист, економіст, діловод. Бажано аналогічний досвід роботи не менше 1 року згідно Змісту роботи. Пунктуальність, акуратність, самоорганізованість, комунікабельність, відповідальність, стресостійкість, тактичність, сумлінність, позитивне ставлення до життя, грамотність, уважність, прагнення до навчання.

Місце проживання: максимум 30-40 хвилин громадським транспортом до офісу по вул. Північно-Сирецька 1-3, м. Київ.

Професійні компетенції:

• Ефективне управління своїм робочим часом.
• Вміння управляти задачами та контролювати їх виконання.
• Вміння складати документи, що описують бізнес-процеси, якими можуть користуватися інші.
• Добре поставлене мовлення.
• Знання бізнес-етикету, правил ділового спілкування та листування.
• Вільне і грамотне володіння українською та російською мовами.
• Вміння аналізувати інформацію.
• Впевнений користувач MS Office (Outlook, Word, Exсel), вміння працювати з документами в режимі «Рецензування».
• Навички роботи в Outlook (організація зустрічей, створення бази контактів і т.п).
• Навички роботи з електронним документообігом.
• Вільне володіння офісною технікою (факс, сканер, копіювальний апарат, принтер, ламінатор, офісна АТС).
• Вміння розставляти пріоритети при виконанні функціональних обов’язків.
• Навички позитивного міжособистісного спілкування, вміння працювати в команді.
• Готовність до дистанційної роботи.
• Знання англійської мови буде перевагою.

Кандидат має бути готовий продемонструвати кожну з вище перерахованих професійних компетенцій на співбесіді.

Умови роботи:

Змінний графік роботи (через тиждень з 8-30 до 17-30/ з 09-30 до 18-30).

Офіційне працевлаштування і гідний рівень заробітної плати.

Медичне страхуання.

Корпоративний мобільний зв’язок в рамках встановлених лімітів.

Виктористання службового транспорту в робочих цілях.

Розглядаються резюме, що відповідають не менше 80% професійних компетенцій.

У кандидатів із аналогічним досвідом роботи від 1 року згідно Змісту роботи перевага перед іншими претендентами.