Office & HR Coordinator (Wellness) (вакансія неактивна)

Привіт, ми — Brainstack, українська мультипродуктова IT-компанія.

Якщо ти шукаєш простір можливостей для постійного масштабування і любиш задачі із зірочкою — тоді тобі до нас. Тут ти знайдеш виклики, які допоможуть реалізувати твої амбіції, створити профітні бізнеси без ілюзій і перетворити ідеї на успішні IT-продукти. А команда тебе завжди підтримає і не залишить наодинці з челенджами.

У нашому портфоліо — mobile- та web-застосунки і сервіси з мільйонною аудиторією, що охоплюють різні ніші: Health & Wellness, Mental Health, Astrology, AI, Utilities, Parental Control. А також розвиваємо власний R&D-центр.

Шукаємо Office & HR Coordinator в нашу команду Wellness, який стане «серцем» нашого київського офісу та правою рукою HR-команди.

Твоя місія — створювати атмосферу, де побут непомітний, новачки з першого дня відчувають турботу, а всі адмін- та HR-процеси працюють чітко, як годинник.
Якщо ти про надійність, синергію та вміння створювати комфорт «як магія» — ми чекаємо на тебе!

Про тебе:

• Досвід в ІТ-компаніях на аналогічних позиціях від 1–2 років (Happiness Manager, офіс-менеджер, адміністратор, особистий помічник);
• Шукаєш роботу в офісі: готовий/а щодня бути офлайн у Києві, адже саме ти створюєш атмосферу на місці;
• Гіпервідповідальний/а та уважний/а до деталей: у тебе нічого не губиться, а дедлайни — це святе;
• Маєш високий рівень емпатії: щиро любиш допомагати людям, вмієш слухати та помічати дрібниці;
• Круто пишеш: вмієш формулювати думки у грамотні, структуровані та «живі» тексти без канцеляризмів;
• Мультизадачний/а, стресостійкий/а та вмієш якісно пріоритезувати: легко перемикаєшся між замовленням кави, бронюванням готелю в Європі та аудитом відпусток в HR-системі;
• Вмієш працювати з Microsoft Office (Word, Excel) та системами для управління задачами (Notion, Jira).

Буде плюсом:

• Англійська рівня Intermediate+.

Про твої задачі:

Забезпечення життя та затишку офісу

• Харчування: замовлення та контроль обідів, сніданків, фруктів та снеків;
• Кава-поінт: безперебійне забезпечення офісу кавою, молоком, чаєм та водою;
• Чистота: координація клінінгу, підтримання порядку в офісі;
• Закупівлі: постачання канцелярії, господарських та витратних матеріалів.

Onboarding

• Перший день: зустріч новачків, екскурсія офісом, знайомство з командою;
• Робоче місце: підготовка столу та контроль видачі Welcome-pack;
• Традиції: організація Welcome-піци або привітального обіду;
• HR-процеси: проведення HR Onboarding та збір фідбеку після випробувального терміну.

Турбота про працівників

• Календар дат: ведення бази днів народження та річниць, контроль привітань;
• Логістика: організація, пакування та відправка подарунків по Україні та світу;
• Мерч: допомога в замовленні та виробництві брендованої продукції.

Внутрішні комунікації

• Копірайтинг: написання «живих» анонсів, розсилок та привітальних листів;
• Чат-менеджмент: онбординг-комунікація з новачками у чатах;
• Мітинги: фіксація результатів (Minutes of Meeting) та менеджмент інвайтів.

Відрядження & Страхування

• Travel-супровід: бронювання квитків/готелів, підготовка документів та звітності;
• Страхування: ведення списків у базі, консультування команди щодо бенефітів.

HR-Адміністрування

• HR-система: актуалізація даних та профілів співробітників;
• Облік: контроль відпусток, лікарняних та Day-off команди;
• Івенти: допомога з All Hands та координація клубів за інтересами (Yoga, Wine, English).

Твій шлях до позиції:

[HR Interview > Final Interview > Job Offer]

Щоб зосередитись на головному та реалізовувати свій потенціал — важливо мати зручні умови. Тому ми подбали про все: від можливостей для зростання до речей, які просто роблять щоденну роботу комфортнішою.

Щоб зростати:

Ми підтримуємо твої амбіції і прагнення до нового:

• розвиваємо лідерів у нашій Brainstack Leadership School — авторській системі навчання для менеджерів;
• покриваємо професійне навчання: курси, сертифікації, тренінги;
• якщо без іноземної мови ніяк — компенсуємо і її;
• оплачуємо участь у профільних конференціях, івентах і мітапах;
• надаємо доступ до електронної бібліотеки;
• і не забуваємо про регулярний перформанс-рев’ю, щоб бачити твій прогрес.

Щоб працювати комфортно:

Маєш усе для фокусу на головному:

• гібридний формат, де ти обираєш, як працювати — ремоут чи з офісу;
• pet-friendly офіс у центрі Києва, відкритий 24/7;
• сніданки та перекуси в офісі;
• сучасна техніка;
• працевлаштування через ФОП;
• конкурентна винагорода, що відповідає твоїм навичкам і досвіду.

Щоб залишатися в ресурсі:

Піклуємося не лише про результати:

• 21 день відпустки та вихідні на національні свята;
• 100% оплачувані лікарняні;
• медичне страхування після випробувального терміну;
• щоквартальні тимбілдинги;
• внутрішні клуби за інтересами (Running Club, Booking Club, Cooking Club);
• підтримка колег та їхніх рідних, які служать в ЗСУ;
• участь у соціальних проєктах;
• програма амбасадорів.

Відчуваєш фомо-синдром? Приходь у Brainstack та реалізовуй свій потенціал.

P.S. Термін розгляду CV до 7 робочих днів. Якщо ти не отримаєш відповідь від рекрутера протягом цього часу, це означає, що ми розглянули твоє резюме, але зараз у компанії немає вакансій, які відповідають твоєму досвіду та побажанням.